Как вести учет товара в магазине

Точный учет, контроль и безопасность.

 

Вы открыли свой магазин, разобравшись со многими организационными вопросами: заключением договора аренды или покупки помещения, определились с системой налогообложения, зарегистрировали ИП, договорились с поставщиками. Вы ожидаете прихода первых партий товара на склад... и тут у Вас возникает вопрос: как вести учет товара в магазине? Если у Вас в магазине не работает штатный бухгалтер, то эта статья для Вас.

Оприходование товара

Необходимо оформить товар на складе: записать сколько и по какой цене товара пришло. Каждая операция должна отображаться в учёте для надёжности и контроля. Стандартный подход для любой операции с товаром, в плане учёта и бухгалтерии – это:

  1. приходные накладные

  2. расходные накладные

  3. чеки и квитанции.

Данные документы позволят бухгалтеру рассчитать налоги и составить отчетность.



Виды учета

Учет товаров ведут, в основном, суммовым или партионным способом. Суммовый — по сумме документов. Вроде бы просто. И можно обойтись тетрадкой и калькулятором, не прибегая к компьютеру.

Например, вы закупили товар, произвели наценку, подсчитали приход товара по цене продажи и записали в плюс. Затем забрали выручку из магазина и записали в минус:

«приход» – «выручка» = «остаток расчетный».

После сделали инвентаризацию и посчитали недостачу:

«остаток расчетный» – «остаток фактический» = «недостача».

Но такой способ имеет один большой минус — вы не сможете узнать точную прибыль. При большом ассортименте товара нереально отслеживать правильность его цены. Помимо этого, могут быть ошибки калькуляции, а еще трудно оценивать подставной товар (кто больше продает — Вы или Ваш работник). Этот способ не учитывает налог на прибыль. Вы ведете, что не допустимо законом.

Партионный учет

Предположим, у вас на складе хранится следующее:

Как будет выглядеть ведомость хранящегося товара с точки зрения способов учёта:

  • Количественный

Для того чтобы обеспечить сохранность, можно контролировать количество, абстрагируясь от вида товара. Тогда ведомость будет иметь вид:

На складе хранится 9 единиц товаров.

  • Суммовой (ценовой)

На складе хранится товаров на сумму 383000 тенге.

  • Количественно - Суммовой

На складе хранится 9 единиц товара на сумму 383000 тенге.

Ясно, что упомянутые виды обладают определенными преимуществами и недостатками. Если рассматривать современный учет, то все эти виды встречаются, но только в разрезе товара, его качества, единиц измерения. Здесь и вытекает понятие партия. Для людей важен именной разрез хранимого товара. Поэтому наша ведомость примет такой вид:

Рассматривая данный пример, понимаем трудности ведения учета во всём многообразии товара.

Как правильно вести учет?

Каждый предприниматель желает, чтобы его магазин вырос в целую сеть. Задумываясь на будущее, как вести учет товаров в магазине, нужно понимать, что сегодняшняя 100-200 наименований, завтра может превратиться в 1000!

Помимо склада будет важно держать под контролем работу сотрудников и поставщиков, делать анализ движения товаров. Excel и блокнот Вам не помогут. Подсчет «в ручную» будет занимать все Ваше время. С другой стороны, Вы понимаете, как сильно будет влиять «человеческий фактор» на корректное ведение такого учета. Нет необходимости изобретать велосипед для решения этой задачи. Достаточно приобрести систему автоматизации, которая будет самостоятельно вести учет и будет держать под контролем действия персонала. Вы будете уверены, что магазин работает безотказно как швейцарские часы. Система автоматизации позаботиться о рутинных задачах, которые ранее занимали все Ваше рабочее время.